Usługi - Zarządzania projektami i procesami przepływu informacji (workflow)

Workflow to pojęcie określające sposób przepływu informacji pomiędzy rozmaitymi obiektami  biorącymi  udział  w  jej przetwarzaniu. W węższym sensie jest to określenie sposobu przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami wykonującymi pewien zalgorytmizowany zespół czynności.
 
Pojęcie workflow jest używane w odniesieniu do wspomagania pracy  grupowej.  Oprogramowanie  takie pozwala na śledzenie problemów związanych z  danym  tematem, określenie jakie role w przetwarzaniu dokumentów danego tematu pełnią osoby uczestniczące w realizacji tego  tematu oraz jakie są stany pośrednie w rozwiązaniu danego tematu. Wszyscy uczestnicy realizacji danego tematu dostają drogą elektroniczną informację o aktualnym stanie tego tematu. Jako przykład można podać realizację obiegu delegacji w firmie. Osoby zlecające wykonanie pracy związanej z podróżą służbową generują dane wejściowe (miejsce do którego ma dojechać określony pracownik), powstaje dokument zgłoszenia delegacji. Dane są następnie odbierane przez osobę realizującą zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj  środka  transportu  itp.), ze zgłoszenia powstaje dokument delegacji. Informacje te trafiają z powrotem do  decydentów, którzy akceptują informacje o realizacji zlecenia (np. zezwalają na przelot samolotem z Warszawy do Poznania), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie delegacji u klienta, dokument delegacji staje się zrealizowany, po czym następuje akceptacja zwrotów kosztów podroży. Służby księgowe mają wiedzę, że mogą zaksięgować to zdarzenie gospodarcze. Jak widać każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem osób wykonujących określone operacje na dokumentach oraz określonym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to charakterystyczne cechy procesu workflow.